Begroting 2019 Edam-Volendam

Bedrijfsvoering

Financiën

De financiële functie binnen onze organisatie laat achterstallig onderhoud zien. Sinds de fusie met Zeevang lag de aandacht vooral bij het in de lucht houden van alle ballen. Hierdoor is er te weinig gedaan aan ontwikkeling en optimalisering van de financiële processen en systemen. Dit doet zich voelen. Zo kennen de financiële processen nog relatief veel handmatige werkzaamheden en zijn ze weinig gedigitaliseerd. Achterstallig onderhoud doet zich ook voor t.a.v. de inrichting van P&C processen, de informatievoorziening aan bestuur en management en inrichting van (financiële) systemen. Tevens is op het gebied van de interne controle een verbeterslag nodig.

Wij vinden het belangrijk dat het management en bestuur beter in positie komt en dat (interne) sturing en verantwoording wordt versterkt. We streven naar operational excellence. Hiertoe is vernieuwing nodig in de financiële en P&C processen. Wij vinden het belangrijk de komende jaren de ‘basis op orde’ te brengen en door te ontwikkelen. De verbeterslagen die wij in 2018 hebben ingezet (o.a. digitaliseren facturenstroom) willen wij in 2019 doorzetten én aanvullen. We zetten daarbij in op  standaardisering, uniformering en digitalisering. Speerpunten voor 2019 zijn:

  • Digitalisering administratieve processen
  • Inrichting financieel systeem
  • P&C en LIAS
  • Opzetten en uitvoering (verbijzonderde) interne controle
  • Versterking sturing en verantwoording

Digitalisering administratieve processen
In 2018 is gestart met het digitaliseren van de facturenstroom. Dit zal in 2019 verder doorontwikkeld worden en zal E-facturatie ingevoerd worden. Daarnaast zullen we de administratieve processen verder optimaliseren door waar mogelijk koppelingen te leggen tussen sub- en hoofdadministraties.

Inrichting financieel systeem
Om administratieve processen snel en soepel te laten lopen is een goede inrichting van het financieel systeem cruciaal. Aandachtspunten in dit kader zijn bijvoorbeeld het inrichten van autorisaties zodat geen handmatige controles meer nodig zijn, het automatisch genereren van rapportages en de inrichting van het rekeningschema.

Opzetten en uitvoeren (verbijzonderde) interne controle
De accountant kan nog onvoldoende steunen op een goed ingebedde (V)IC, waardoor de accountant aan het einde van jaar altijd een uitgebreide gegevensgerichte controle moet uitvoeren. De (V)IC moet beter, waardoor we meer 'in control'  zijn en beter weten in hoeverre we rechtmatig handelen en waar de risico's zitten.

P&C en LIAS
Met behulp van LIAS zullen wij in 2019 de totstandkomingsprocessen rondom de P&C documenten verder willen versnellen en verbeteren. Daarnaast zullen wij de opbouw van de P&C cyclus onder de loep nemen en werken aan de kwaliteit van de P&C documenten. In dat kader krijgt ook het 'P&C denken' (wat wil ik bereiken, wat ga ik daarvoor doen e.d.) aandacht.